ความเป็นมาของหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เริ่มต้นมาจากสำนักหอสมุดได้จุดประกายที่จะให้งานจดหมายเหตุเกิดขึ้น ในมหาวิทยาลัยอย่างต่อเนื่อง การพัฒนาดังกล่าวสามารถนับจากปี พ.ศ. 2522 เป็นต้นมา จนกระทั่งอดีตอธิการบดี รศ.ดร.วิโรจ อิ่มพิทักษ์ ได้เห็นความสำคัญเรื่องนี้ และได้พยายามผลักดันให้ก่อตั้งหอจดหมายเหตุขึ้นในโอกาสที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ครบหกทศวรรษ ในปี พ.ศ. 2546 จนเป็นผลสำเร็จในปีถัดมาโดยสภามหาวิทยาลัยพิจารณาอนุมัติให้ หอจดหมายเหตุเป็นหน่วยงานภายในมีฐานะเทียบเท่ากอง สังกัดสำนักงานอธิการบดี (ตามประกาศสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์วันที่ 19 พฤษภาคม 2547)

      กว่าจะเป็นหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์มาได้นั้น เกิดจากความพยายามอันยาวนานของสำนักหอสมุดรวมทั้งการที่ผู้บริหารระดับสูงได้ให้ความสำคัญดังกล่าวข้างต้นจึงมีหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เกิดขึ้นลำดับความต่อเนื่องของหอจดหมายเหตุ ประมวลได้โดยสรุปคือ

      2522 ผศ. ดรุณา สมบูรณกุล ผู้อำนวยการสำนักหอสมุดในขณะนั้น (พ.ศ. 2509 – 2524) ได้อนุมัติให้ นางผ่องพันธ์ รัตนภูษิต บรรณารักษ์ฝ่ายวารสารและเอกสารไปประชุมเรื่องการศึกษาการจัดระบบเอกสารและจดหมายเหตุที่ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ระหว่างวันที่ 19 –23 กุมภาพันธ์ 2522 นางผ่องพันธ์ รัตนภูษิต ได้เขียนรายงานและมีข้อเสนอแนะสรุปได้ว่า “หน่วยงานของมหาวิทยาลัยควรจัดตั้งศูนย์เก็บเอกสาร สถานที่ตั้งของศูนย์เอกสาร อาจจะใช้หอสมุดกลาง หรือที่อื่นใดแล้วแต่จะพิจารณาตามความเหมาะสม ”

      2526 สำนักหอสมุด เริ่ม“ โครงการจดหมายเหตุเกษตรศาสตร์ ” โดยเสนอให้ระบุงานจดหมายเหตุไว้ในวัตถุประสงค์หลักของสำนัก ในแผนงานปรับปรุงคุณภาพการศึกษา ในช่วงแผนพัฒนาฯ ระยะที่หก(พ.ศ. 2530 – 2534) โดยความเห็นชอบของคณะกรรมการประจำสำนักหอสมุด

      2526 มหาวิทยาลัยพัฒนาบุคลากรเพื่อรองรับงานจดหมายเหตุโดยส่งนางสาวเกื้อกูล วิชชจุฑากุล บรรณารักษ์สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ไปฝึกอบรมหลักสูตร Archive Administrationซึ่งจัดโดย British Councilเมือง Oxfordประเทศอังกฤษ ระหว่างวันที่ 4 –16 กันยายน 2526

      2526 สำนักหอสมุดจัดนิทรรศการระลึกถึงศาสตราจารย์หลวงสุวรรณวาจกกสิกิจ ในโอกาสที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์สถาปนามาครบ 40 ปี (2 กุมภาพันธ์ 2526)

      2527 นิทรรศการรายงานการประชุมวิชาการเกษตรศาสตร์ รวบรวมผลงานทางวิชาการ สิ่งพิมพ์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

      2528 นิทรรศการโครงการจดหมายเหตุเกษตรศาสตร์แสดงเอกสารจดหมายเหตุประวัติความเป็นมาและพัฒนาการของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ตั้งแต่สมัยกระทรวงเกษตราธิการและบันทึกเหตุการณ์สำคัญของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ต่อประวัติศาสตร์ชาติไทย

      2529 มหาวิทยาลัยขอความร่วมมือจากสำนักส่งเสริมและฝึกอบรม รวบรวมภาพ เทปบันทึกตำราที่สมควรเก็บไว้ มอบให้สำนักหอสมุด และขอให้ดำเนินการเช่นนี้ตลอดไป(คำสั่งมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ที่ 1614 / 2529)

      24 มิ.ย. 2530 นิทรรศการพระช่วงเกษตรศิลปการ และส่งมอบภาพพระช่วงเกษตรศิลปการ โดยศาสตราจารย์ ดร. สุธรรม อารีกุล อธิการบดีในขณะนั้นเป็นผู้รับมอบ
(หลวงอิงคศรีกสิการ มาร่วมด้วย)

      3 ก.พ. 2532 สัมมนาวิชาการเนื่องในวันสถาปนามหาวิทยาลัยครบ 46 ปี เรื่อง"จดหมายเกษตรศาสตร์" เชิญอาจารย์เบญจมาศ ตันตยาภรณ์ บรรยายเรื่อง “ จดหมายและงานจดหมายเหตุในมหาวิทยาลัย : สนทนาเพื่อระลึกถึงศาสตราจารย์ หลวงอิงคศรีกสิการ โดยศาสตราจารย์ ดร. จรัญ จันทลักขณา ผู้ช่วยศาสตราจารย์ดรุณา สมบูรณกุล ศาสตราจารย์ ดร.สุธรรม อารีกุล ดำเนินการอภิปรายโดย ดร. สุรพล จันทราปัตย์

      2533 จัดทำโครงการบรรจุเข้าแผนฯ 7 (ปี พ.ศ. 2535 –2539) ขออนุมัติจัดตั้งเป็นฝ่ายหอจดหมายเหตุ เกษตรศาสตร์ได้รับอนุมัติในหลักการ

      ก.พ. 2536 นิทรรศการเรื่อง พัฒนาการมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ในวาระที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ครบรอบสถาปนา 50 ปี ณ อาคารจักรพันธ์เพ็ญศิริ

      14 ก.ย. 2536 การสนทนาเรื่อง เกษตรรำลึก : นานาทัศนะจากอาจารย์ ศิษย์เก่า และนิทรรศการ(วิทยากร คือ ศาสตราจารย์ระพี สาคริก, ศาสตราจารย์ ดร. ประเสริฐ ณ นคร) รับมอบภาพหลวงอิงคศรีกสิการจากทายาทโดยอดีตอธิการบดี (ศาสตราจารย์ ดร. กำพล อดุลวิทย์) และจัดนิทรรศการประวัติ 3 บูรพาจารย์

      2539 นิทรรศการ 100 ปี หลวงสุวรรณวาจกกสิกิจ

      2546 อธิการบดี (รองศาสตราจารย์ ดร. วิโรจ อิ่มพิทักษ์) มีดำริให้ดำเนินงานจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ โดยใช้ชั้นที่ 1 ถึง ชั้นที่ 3 อาคารหอประชุมมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เป็นที่ทำการหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

      25 พ.ย. 2546 กองแผนงาน สำนักงานอธิการบดี ได้วิเคราะห์ โครงการจัดตั้งหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เสนอที่ประชุมคณบดีและสภามหาวิทยาลัยเพื่อพิจารณาการจัดตั้งหอจดหมายเหตุ

      19 พ.ค. 2547 สภามหาวิทยาลัยมีมติให้จัดตั้ง หอจดหมายเหตุ เป็นหน่วยงานภายใน มีฐานะเทียบเท่ากองในสังกัดสำนักงานอธิการบดี (ประกาศสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่องจัดตั้งหอจดหมายเหตุ ณ วันที่ 19 พฤษภาคม พ.ศ. 2547)

      3 .สค. 2549 มหาวิทยาลัยรวมหอประวัติให้เป็นภารกิจในกำกับของหอจดหมายเหตุ (ตามประกาศสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ณ วันที่ 3 สิงหาคม 2549)

      30 เม.ย. 2555 หอจดหมายเหตุได้มีการเปลี่ยนโอนย้ายสังกัดจาก สำนักงานอธิการบดี มายัง สำนักหอสมุด มีฐานะเทียบเท่าฝ่าย ตามประกาศสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่อง การโอนย้ายหอจดหมายเหตุ ไปสังกัดสำนักหอสมุด ณ วันที่ 30 เมษายน 2555

      มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้รับการสถาปนาเป็นมหาวิทยาลัยตั้งแต่วันที่ 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ 2486 นับเป็นเวลากว่า 60 ปี แต่เรายังไม่มีสถานที่จัดเก็บ รวบรวมเอกสารสำคัญอันแสดงถึงประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัยไว้เป็นส่วนกลาง จากระยะเวลาอันยาวนานนั้น อดีตและเรื่องราวของมหาวิทยาลัยกำลังสูญหายไปทุกที หากมหาวิทยาลัยมีหน่วยงานทำหน้าที่รวบรวมจัดเก็บอนุรักษ์และให้บริการเอกสารที่มีคุณค่า หรือเอกสารจดหมายเหตุซึ่งเปรียบเสมือนบันทึกความทรงจำและภารกิจของมหาวิทยาลัยแล้วบุคลากรของมหาวิทยาลัยและอนุชนรุ่นหลังจักได้ศึกษาค้นคว้าวิจัยจากเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งสะท้อนถึงความนึกคิดอุดมคติประสบการณ์ภูมิปัญญา และเรื่องราวของชีวิตที่ผ่านมาของบูรพาจารย์รวมทั้งสิ่งแวดล้อมและวัฒนธรรมของมหาวิทยาลัย ถือว่าเป็นการเรียนรู้อย่างรอบด้านเกี่ยวกับตนเองในสังคมไทยและสังคมโลก

      จดหมายเหตุ คืออะไร

      จดหมายเหตุ(Archives) ตามหลักวิชาการสากลของการดำเนินงานจดหมายเหตุมีความหมายคือ เอกสารต้นฉบับ (Original) ซึ้งสิ้นกระแสการปฎิบัติงานของส่วนราชการหรือ สถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษา ไว้ตลอดไปเอกสารสำคัญนี้ เรียกว่า เอกสารจดหมายเหตุ (Archives Materials) (กรมศิลปากร, 2542)

      จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชน ผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฎิบัติงานและยังหมายรวมถึงหนังสือบอกข่าวคราว
ที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น (พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน, 2542)

      เอกสารจดหมายเหตุ คืออะไร

      เอกสารจดหมายเหตุ คือ เอกสารทุกชนิดที่สิ้นกระแสอายุการใช้งานแล้วโดยจะมีอายุประมาณ 20-30 ปีย้อนหลังและจำเป็น ที่จะต้องเก็บตลอดไป ไม่สามารถทำลายได้พร้อมทั้งมีความสำคัญต่อประวัติพัฒนาการของหน่วยงานนั้น ๆ ซึ่งเอกสารจดหมายเหตุสามารถจำแนกออกได้เป็น

      ♦ เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์ เช่น ใบบอก สารตรา หนังสือโต้ตอบ เอกสารการประชุม

      ♦ เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพเช่นภาพถ่ายเนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ การ์ด ฯลฯ

      ♦ เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives) ได้แก่ แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ

      ♦ เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives) เป็นเอกสารที่ บันทึกข้อมูล และ ค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เอกสารของแต่ละหน่วยงาน ระดับ คณะ สำนัก สถาบัน จะมีลักษณะไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานนั้น ๆ จึง มีลักษณะแตกต่างกันออกไป แต่ อย่างไรก็ตามโดยหลักแล้วแต่ละหน่วยงานจะมีเอกสาร 3 กลุ่มที่มีลักษณะที่ใกล้เคียงกัน ได้แก่
      - เอกสารเกี่ยวกับการบริหารทั่วไป
      - เอกสารบริหารงานบุคคล
      - เอกสารบริหารการเงิน